Rapat bisa berlangsung selama 30 menit, satu jam, bahkan lebih. Namun, tidak semua orang yang mengikuti rapat membutuhkan seluruh detail percakapan. Terkadang, yang paling dibutuhkan justru hanya beberapa informasi penting: apa yang dibahas, keputusan apa yang dibuat, dan apa yang perlu dilakukan setelah rapat selesai.
Di tengah padatnya aktivitas guru, tenaga kependidikan, maupun profesional di lingkungan pendidikan, kemampuan cara merangkum rapat dengan AI dapat membantu menghemat waktu ketika harus meninjau kembali hasil pertemuan.
Google Meet kini menghadirkan Quick notes dalam fitur Take notes for me. Fitur ini dirancang untuk menyajikan poin-poin utama dari sebuah rapat dalam format yang lebih ringkas sehingga pengguna dapat memahami inti pembahasan tanpa harus membaca seluruh catatan.
Apa Itu Quick Notes di Google Meet?
Quick notes merupakan ringkasan singkat yang menampilkan takeaways utama dari sebuah rapat.
Berbeda dari catatan rapat lengkap yang dapat berisi banyak detail percakapan, Quick notes dibatasi pada informasi yang dianggap paling penting. Isinya berfokus pada hal-hal seperti:
- Action items atau tugas yang perlu dilakukan.
- Hasil atau keputusan dari pembahasan.
- Poin-poin penting yang muncul selama rapat.
Seluruh informasi tersebut dirancang untuk dapat dibaca dalam satu halaman.
Dengan format yang lebih ringkas, Quick notes dapat membantu pengguna menerapkan cara merangkum rapat dengan AI tanpa harus menghabiskan banyak waktu membaca ulang keseluruhan catatan.
Kenapa Ringkasan Rapat dengan AI Bisa Membantu Guru?
Rapat merupakan bagian dari aktivitas sekolah. Guru dapat mengikuti rapat bersama sesama pendidik, kepala sekolah, tim kurikulum, maupun berbagai pihak lain.
Masalahnya, setelah rapat selesai, masih ada pekerjaan lain yang harus dilakukan.
Mulai dari mengajar, mempersiapkan materi, memeriksa tugas, hingga memberikan pendampingan kepada siswa. Karena itu, membaca kembali catatan rapat yang panjang mungkin bukan selalu menjadi prioritas.
Dengan cara merangkum rapat dengan AI, guru dapat lebih cepat menemukan informasi yang benar-benar perlu ditindaklanjuti.
Misalnya, dalam rapat sekolah terdapat pembahasan mengenai jadwal kegiatan, pembagian tugas guru, dan keputusan mengenai program baru. Quick notes dapat membantu pengguna mendapatkan gambaran umum mengenai poin-poin tersebut tanpa harus menelusuri seluruh percakapan.
Quick Notes Jadi Tampilan Default di Catatan Rapat
Dalam pembaruan ini, Quick notes menjadi tab default baru di dokumen Take notes for me.
Artinya, ketika pengguna membuka dokumen hasil pencatatan rapat, bagian pertama yang ditampilkan adalah ringkasan singkat tersebut.
Perubahan ini juga berlaku pada email yang berisi rangkuman dari Take notes for me. Quick notes akan menjadi ringkasan yang ditampilkan lebih awal sehingga pengguna dapat melihat inti rapat bahkan sebelum membuka dokumen lengkap.
Hal ini berguna bagi orang yang perlu mengecek hasil rapat dengan cepat, misalnya ketika sedang berpindah tempat atau memiliki waktu terbatas untuk membaca dokumen.
Meskipun Quick notes dibuat sesingkat mungkin, pengguna tetap dapat mengakses informasi yang lebih detail. Google Meet mempertahankan Full notes, yaitu tab yang sebelumnya menjadi tampilan standar untuk catatan rapat.
Di bagian ini, pengguna dapat melakukan deep dive terhadap catatan yang lebih lengkap dan melihat konteks pembahasan ketika diperlukan. Jadi, pengguna tidak harus memilih antara ringkasan atau catatan lengkap. Keduanya tersedia untuk kebutuhan yang berbeda.
Quick notes cocok ketika ingin mengetahui inti rapat dengan cepat.
Full notes dapat digunakan ketika membutuhkan konteks dan detail pembicaraan yang lebih lengkap.
Baca juga: Notebooks in Gemini: Ruang Belajar AI untuk Guru dan Siswa
Cara Merangkum Rapat dengan AI Menggunakan Quick Notes
Bagi pengguna yang ingin mencoba cara merangkum rapat dengan AI, Quick notes terintegrasi dengan fitur Take notes for me di Google Meet.
Pengguna tidak perlu mengaktifkan pengaturan baru khusus untuk Quick notes. Fitur ini mengikuti pengaturan Take notes for me yang sudah tersedia.
Setelah fitur pencatatan rapat digunakan, hasilnya akan tersedia dalam dokumen catatan. Quick notes kemudian menjadi bagian yang ditampilkan pertama kali untuk membantu pengguna memahami hasil pertemuan secara lebih cepat.
Untuk kebutuhan yang lebih detail, pengguna dapat beralih ke tab Full notes.
Contoh Pemanfaatan untuk Lingkungan Sekolah
Quick notes tidak hanya relevan untuk rapat formal perusahaan. Dalam lingkungan pendidikan, fitur ini juga dapat digunakan sebagai bagian dari alur kerja digital.
Misalnya, setelah rapat guru selesai, peserta dapat melihat ringkasan untuk mengetahui keputusan dan tugas yang perlu ditindaklanjuti.
Dalam rapat persiapan kegiatan sekolah, ringkasan dapat membantu peserta mengingat pembagian tanggung jawab dan poin penting yang sudah disepakati.
Sementara dalam rapat tim, pengguna dapat menggunakan Quick notes sebagai cara yang lebih praktis untuk kembali melihat hasil diskusi tanpa harus membaca seluruh catatan dari awal.
Namun, seperti penggunaan AI lainnya, ringkasan tetap sebaiknya diperiksa kembali dengan catatan lengkap ketika informasi tersebut berkaitan dengan keputusan penting atau membutuhkan konteks tertentu.
Baca juga: Gemini Notebook Hadirkan Fitur Baru untuk Belajar Lebih Interaktif
AI Membantu Menghemat Waktu, Bukan Menghilangkan Konteks
Hadirnya Quick notes menunjukkan salah satu penggunaan AI yang cukup praktis dalam aktivitas sehari-hari: mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menemukan informasi penting.
Alih-alih menggantikan seluruh catatan rapat, fitur ini memberikan lapisan ringkasan yang dapat digunakan ketika pengguna hanya membutuhkan gambaran utama. Bagi guru dan tenaga pendidikan, kemampuan seperti ini dapat membantu mengelola informasi di tengah berbagai aktivitas sekolah.
Sementara bagi siswa atau mahasiswa yang mulai terbiasa mengikuti diskusi dan proyek kolaboratif secara digital, kemampuan mencatat dan memahami hasil pertemuan juga menjadi keterampilan yang semakin relevan.
Pada akhirnya, cara merangkum rapat dengan AI bukan hanya tentang membuat catatan menjadi lebih pendek. Yang lebih penting adalah bagaimana teknologi membantu pengguna menemukan informasi yang relevan, memahami hasil diskusi, dan menentukan langkah berikutnya dengan lebih cepat.
Ingin tahu bagaimana AI dan Google Workspace dapat membantu aktivitas belajar dan pekerjaan di dunia pendidikan?
Yuk, temukan lebih banyak tips, fitur, dan perkembangan teknologi pendidikan lainnya di blog Kelas Juara. Ada berbagai artikel yang membahas AI, Google Workspace for Education, dan inovasi teknologi yang dapat membantu kamu mengikuti perkembangan pembelajaran digital.
